Terdapat tiga
faktor yang berperan dalam sistem penyelenggaraan pondok pesantren yaitu,
manajemen sebagai faktor upaya,organisasi sebagai faktor sarana, dan administrasi
sebagai faktor karsa. Perpaduan ketiga faktor tersebut memberi arah dalam
merumuskan, mengendalikan, menyelenggarakan, mengawasi, dan menilai pelaksanaan
kebijakan-kebijakan dalam usaha mencapai tujuan didirikannya sebuah pondok
pesantren. Manajemen menjadi salah satu faktor yang tidak kalah penting. Salah
satunya adalah manajemen keuangan karena tidak dapat dipungkiri ketersediaan
dana menjadi syarat kelancaran terlaksananya program-program pesantren.
Manajemen keuangan pesantren merupakan salah satu substansi manajemen lembaga
pendidikan yang akan turut menentukan ketercapaian tujuan didirikannya sebuah
pondok pesantrn.
Pentingnya manajemen keuangan disadari oleh pondok pesantren
Bustanul ulum (Ponpes BU) Mlokorejo.
Ponpes BU Mlokorejo merupakan salah satu pondok pesantren yang
menyelenggarakan pendidikan formal dan
non formal sebagai upaya menjawab kebutuhan masyarakat saat ini. Tingginya
pilihan masyarakat terhadap ponpes BU Mlokorejo diimbangi dengan upaya terus
memperbaiki manajemen pendidikannya agar tetap dapat berdiri tegak dalam
menghadapi persaingan global saat ini dan terus berupaya memperbaiki manajemen
keuangannya agar dapat memenuhi kebutuhan pembiayaan program-program yang
direncanakan untuk mengembangkan lembaga pendidikannya, juga dapat membaca peluang pengembangan usaha yang berpotensi untuk
meningkatkan perekonomian pesantren. Tujuannya, dengan manajemen keuangan yang
baik Pondok Pesantren Bustanul Ulum
Mlokorejo menjadi pesantren yang berkembang perekonomiannya sehingga dapat
merealisasikan program-program yang direncanakan untuk meningkatkan kualitas lembaga pendidikannya sehingga melahirkan penerus bangsa
yang nyantri dan siap berkompetisi di era globalisasi.
Upaya
memperbaiki manajemen keuangan di pondok pesantren Bustanul Ulum Mlokorejo
direalisasikan dengan mendirikan lembaga keuangan yang bernama Biro Keuangan
Bustanul Ulum (BKBU) Mlokorejo. BKBU diresmikan pada Juli 2019. Guna memudahkan
penyimpanan dan pengontrolan dana, BKBU bekerjasama dengan Bank Syariah Mandiri yang saat ini beralih menjadi Bank Syariah
Indonesia (BSI). Tujuan
didirikannya BKBU adalah untuk meningatkan efektivitas dan efesiensi keuangan
pesantren, meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan pesantren,
serta meminimlkan penyalahgunaan anggaran pesntren. Fungsi dari BKBU adalah menerima transaksi pembayaran biaya pendidikan terpadu yang
disebut dengan BPT. BPT merupkan program pembayarn yang memadukan biaya
pendidikan formal, non formal, dan biaya pesantren. Selanjutnya, sumber dana
yang diperoleh dari BPT didistribusikan kepada lembaga pendidikan yang berada
di pesantren untuk kemudian dikelola sebagai pembiayaan program-program sekolah
yang tujuannya tentu untuk memajukan dan mengembangkan lembaga pendidikan
di ponpes Butanul Ulum Mlokorejo.
Kegiatan manajemen keuangan di BKBU dilakukan melalui proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pengkoordinasian, dan pengawasan atau pengendalian. Prosese tersebut meliputi
beberapa kegiatan manajemen keuangan di antaranya kegiatan memperoleh dan
menetapkan sumber-sumber pendanaan, pemanfaatan dana, pelaporan, pemeriksaan
dan pertanggungjawaban. Kegiatan-kegiatan
tersebut dilakukan dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen keuangan
sebagaimana yang digambarkan dalam undang-undang No 20 Tahun 2003. Pada pasal
48 menyatakan bahwa pengelolaan dana pendidikan berdasarkan pada prinsip,
efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas publik.
Efisiensi
Efisiensi berkaitan dengan kuantitas hasil suatu kegiatan. Efisiensi keuangan adalah perbandingan yang terbaik antara pendapatan dan pengeluaran atau daya dan hasil. Daya yang dimaksud yaitu menghitung jumlah pendapatan yang diperoleh untuk dioptimalkan dalam pembiayaan program-program yang direncakan pesantren. Tingkat efesiensi penggunan dana yang tiggi memungkinkan terselenggaranya pelayanan publik yang memuaskan. Untuk itu, dalam hal ini BKBU bertugas menyalurkan dana kepada lembaga pendidikan agar dapat segera dipergunakan untuk program-rogram pendidikan secara efektif.
Transparansi
Transparansi
berarti adanya keterbukaan. Transparansi di bidang manajemen keuangan berarti
keterbukaan dalam mengelola suatu kegiatan keuangan. BKBU sangat terbuka dalam
pengelolaan keuangan. Keterbukaan tersebut ditandai dengan laporan keuangan
yang tertib melalui sistem perbankan. Dalam laporan tersebut dapat dibaca
jumlah sumber dana yang diperoleh, rincian penggunaannya, beserta bukti-bukti
transaksinya. Laporan keuangan disampikan secara rutin dalam kegiatan rapat
bulanan yang diikuti oleh seluruh pengelola pesantren Bustanul Ulum Mlokorejo
dan pengelola lembaga pendidikan formal dan non formal dalam pesantren. selanjutnya,
laporan bulanan dijadikan dasar untuk membuat laporan per semester lalu ditutup
dengan laporan akhir tahun. Dengan demikian terdapat tiga jenis laporan
keuangan yang rutin dilaporkan kepada pengasuh pesantren dan pengelola lembaga.
Akuntablitas
Akuntabilitas adalah kondisi seseorang
yang dinilai oleh orang lain karena kualitas performansinya dalam menyelesaikan
tugas untuk mencapai tujuan yang menjadi tanggung jawabnya. Dalam hal ini, BKBU sebagai
lembaga keuangan di ponpes Bustanul Ulum Mlokorejo berusaha mengatur keuangan
pesantren dengan sebaik-baiknya agar dapat tercapai tujuan yang telah
direncanakan oleh pesantren melalui program-program lembaga pendidikannya. BKBU
berpikir kreatif dan inovatif untuk
menemukan strategi demi tercapainya target pendapatan dari sumber
dana sesuai dengan ikhtisar kebutuhan.
Hal terebut sebagai upaya untuk dapat merealisasikan program-program yang telah
direncaknakan. BKBU memperhitungkan dengan baik antara besaran jumlah dana yang
akan diperoleh dari sumber dana dan besaran kebutuhan dana yang diperlukan
untuk program-program yang direncanakan pesantren. Dengan demikian, diharapkan tidak akan
terjadi ketimpangan antara pendapatan dan pengeluaran.